office packages

Office Automation :

ऑफिस ऑटोमेशन विभिन्न कंप्यूटर मशीनरी और सॉफ्टवेयर को Represent करता है जिसका उपयोग बुनियादी (Basic )कार्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक कार्यालय (office ) की जानकारी को Digital रूप से बनाने, Collect करने, स्टोर करने, Mange करने और Relate करने के लिए किया जाता है। (Raw ) कच्चे डेटा (Storage/collect)भंडारण, इलेक्ट्रॉनिक हस्तांतरण (Electronically Transfer) , और इलेक्ट्रॉनिक व्यावसायिक जानकारी के प्रबंधन (Management)  में कार्यालय ( All process maintain systematically )स्वचालन प्रणाली की बुनियादी गतिविधियां शामिल हैं। 

कार्यालय स्वचालन की (Backbone) रीढ़ एक लैन है , जो उपयोगकर्ताओं (User ) को डेटा, मेल और यहां तक ​​कि आवाज (Voice)को पूरे नेटवर्क में स्थानांतरित (Transfer) करने की अनुमति (Permission ) देती है। डिक्टेशन (Dictation), टाइपिंग , फाइलिंग, कॉपी, फैक्स (FAX) और रिकॉर्ड प्रबंधन, टेलीफोन और   सभी कार्यालय कार्य इस श्रेणी (under) में आते हैं। कार्यालय स्वचालन 1970 और 1980 के दशक में एक लोकप्रिय शब्द था क्योंकि डेस्कटॉप कंप्यूटर  introduced ।

फायदे हैं:

1. ऑफिस ऑटोमेशन से कई काम तेजी से पूरे हो सकते हैं।
2. यह एक बड़े कर्मचारियों की आवश्यकता को समाप्त करता है।
3. डेटा स्टोर करने के लिए कम स्टोरेज की आवश्यकता होती है।
4. शेड्यूल(Scheduling) में बदलाव की स्थिति में कई लोग एक साथ डेटा अपडेट कर सकते हैं। [2]

................................................xxxxxxx

Word Processing :- .

वर्ड प्रोसेसिंग से हमारा तात्पर्य (Means) एक ऐसे प्रक्रिया से है जिसमें हम कम्प्युटर सॉफ्टवेयर की मदद से डॉक्यूमेंट या दस्तावेज़ बना सकते हैं, उसे भविष्य में उपयोग के लिए सुरक्षित (Save) कर सकते हैं। तैयार किए गए डॉक्यूमेंट को प्रिंट (Print) कर सकते हैं। हमारे रोज़मर्रा के काम में हर दिन ऐसे कई तरह के डॉक्यूमेंट बनाने की आवश्यकता होती है। जैसे Resume, Newsletter, Bio-data, Project आदि। इस तरह के Documents को तैयार करने के प्रक्रिया को वर्ड प्रोसेसिंग कहते हैं।

वर्ड प्रोसेसर सॉफ्टवेयर, एक तरह का General Purpose Application Software है। इसके मदद से हम किसी भी तरह का दस्तावेज़ (Document) बना सकते हैं। Word Processor Software की मदद से यह काम बेहद आसान हो जाता है। वर्ड प्रोसेसर का उपयोग करके डॉक्यूमेंट बनाने से हमारा तात्पर्य है – कीबोर्ड की मदद से टाइप करना, उसे स्टोर करना, प्रिंट करना, साथ ही डॉक्यूमेंट को और भी ज्यादे आकर्षक बनाना। साथ ही जब भी आवश्यकता हो, हम अपने डॉक्यूमेंट को एडिट यानि उसमे बदलाव कर सके। इसके साथ-साथ डॉक्यूमेंट को Format करना ताकि हमारा डॉक्यूमेंट देखने और समझने में आसान हो।

इस सॉफ्टवेयर के मदद से आप कम समय में काफी High Quality के डॉक्यूमेंट बना सकते हैं। इसकी मदद से आप किसी भी तरह का डॉक्यूमेंट जैसे कि Resume, Letters, Projects, Assignments, Flyers, Certificates आदि तैयार करते हैं।

वर्तमान में वर्ड प्रोसेसर सबसे ज्यादे उपयोग किए जाने वाले सॉफ्टवेयरों में से प्रमुख है। आज के समय में अधिकांश कम्प्युटर में Microsoft Windows के ऑपरेटिंग सिस्टम पाये जाते हैं। एक वर्ड प्रोसेसर के रूप में, सबसे ज्यादे उपयोग माइक्रोसॉफ़्ट ऑफिस के एक प्रमुख सॉफ्टवेयर Microsoft Word का किया जाता है, जिसे MS Word और Word भी कहते हैं।

वर्ड प्रोसेसिंग और वर्ड प्रोसेसर में क्या अंतर है

वर्ड प्रोसेससिंग और वर्ड प्रोसेसर दोनों का उपयोग एक ही संदर्भ में किया जाता है। वर्ड प्रोसेसिंग से हमारा तात्पर्य उस प्रोसैस या प्रक्रिया से है, जिसके द्वारा डॉक्यूमेंट बनाए जाते हैं।

वहीं जिस सॉफ्टवेयर (Software) की मदद से डॉक्यूमेंट (Document) बनाने का कार्य किया जाता है, उसे वर्ड प्रोसेसर कहा जाता है।

वर्ड प्रोसेसर की प्रमुख विशेषताएँ 

• संपादन(Editing)- वर्ड प्रोसेसर के मदद से डॉक्यूमेंट को संपादित करना आसान होता है। टाइप किए हुये Text में आसानी से किसी भी प्रकार का Changing करना आसान होता है।
• पाठ स्वरूपण (Text formatting)- लिखे हुए Text को अपनी आवश्यकतानुसार आसानी से Format करने जैसे कि Bold, Italic, Underline करने की सुविधा होती है।
• कॉपी करना, कट करना और पेस्ट करना  (Copying, cutting, and pasting)- Document के किसी भाग से Text को Move या Copy किया जा सकता है।
• पेज सेटअप करना(Page Setup)- अपनी आवश्यकतानुसार पेज का Set Up कर सकते हैं। अर्थात, पेज का Size, Orientation में changes करते हैं।
• पेज मार्जिन (Page Margin)-पेज के Margin को व्यवस्थित कर सकते हैं।
• हैडरऔर फूटर (Headers and footers)– किसी दस्तावेज़ के Headers और Footers  को पृष्ठ संख्या, दिनांक, पाद लेख या दस्तावेज़ के सभी पृष्ठों या (Footnotes) विशिष्ट पृष्ठों के लिए अनुकूलित किया जा सकता है।
• एकाधिक विंडो (Multiple windows)- दस्तावेज़ पर काम करते समय, आपके पास दस्तावेज़ों के बीच पाठ की तुलना या स्थानांतरित करने के लिए अन्य दस्तावेज़ों के साथ अतिरिक्त (Windows) विंडोज हो सकती हैं।
• स्वतः सुधारें (AutoCorrect )- स्वचालित रूप से सामान्य त्रुटियों को ठीक करें (e.g., typing “teh” and having it Autocorrected to “the”)।
• शब्दों के वर्तनी और व्याकरण को ठीक करना (Spelling and Grammar Check)-किसी भी Word के Spelling और Grammar की जांच कर सकते हैं और उसमें सुधार करने की भी सुविधा होती है।
• मेल मर्ज(Mail Merge)- Mail Merge का उपयोग कर एक Letter को आसानी से कई नाम से बनाया जा सकता है।
• मैक्रोज़ (Macros)- सामान्य कार्य जिसे आप अक्सर उपयोग करते हैं उन (macros) कार्यों को करने के लिए मैक्रो सेट करें।

......................................................................XXXXXXXXXX

Spreed Sheet :- Spreadsheet एक ऐसा कंप्यूटर सॉफ्टवेयर या प्रोग्राम होता है जिससे आप डाटा को Table के रूप में मतलब Row और Column के फॉर्म में मैनेज और अरेन्ज कर कर सकते हैं। जिससे की आपने जो डाटा Row और Column में Arrange किया है उस डाटा पर आप किसी तरह का Analysis कर सके। यह डाटा कुछ भी हो सकता है कोई Text, Numeric Information या Logical Information हो सकती है। इस पर आप अलग-अलग तरह की Calculation कर सकते है। इसके द्वारा बड़ी से बड़ी Calculation भी कुछ ही देर में की जा सकती है।

अगर किसी डॉक्यूमेंट पर Simple तरह से Table बनाकर डाटा लिखा हुआ है तो अगर आपको उस डाटा पर कोई Calculation करना है तो उसे आप Automatically Perform नहीं कर सकते है। लेकिन Spreadsheet के अंदर ऐसे Tools यानि Formula होते है , जिससे आप Table Form में Arrange किये गए डाटा को आसानी से कैलकुलेट कर सकते हैं, उसे सेव कर सकते हैं और साथ ही इससे डाटा को एनालिसिस भी कर सकते है।

• यह किसी प्रकार की गणना और डाटा प्रोसेस करने का कार्य करती है।
• किसी भी डेटाबेस की तेजी से और सरलता से Sorting और Searching की जा सकती है।
• बिज़नेस ग्राफ़िक्स क्रिएट कर सकते है। जैसे चार्ट्स और ग्राफ़।

स्प्रेडशीट के Basic Elements कुछ इस प्रकार है:

• कॉलम इन स्प्रेडशीट – एक स्प्रेडशीट में कॉलम लंबवत होता है जिसकी डेटा श्रृंखला (नंबर, टेक्स्ट) इत्यादि होती है।
• रो इन स्प्रेडशीट- एक स्प्रेडशीट में रो आड़ी होती है जिसकी डेटा श्रृंखला (नंबर, टेक्स्ट) इत्यादि होती है।
• कॉलम हैडर – कॉलम हैडर को Column Header के नाम से भी जाना जाता है जो फार्मूला बार के सबसे Top वाली Row होती है तथा आड़ी रो में अंग्रेजी के अक्षरों के साथ (A, B, C….) के रूप में बनी होती है।
• रो हैडर – रो हैडर को Row Heading के नाम से भी जाना जाता है जो स्प्रेडशीट के सबसे बायीं और बने क्रमांकित कॉलम (1,2,3,….) होती है।
• स्प्रेडशीट में कक्षा (सेल) – 1. कॉलम और रो के प्रतिच्छेदन को सेल कहते हैं। 2. यह स्प्रेडशीट की मुख्य इकाई होती है। जिसमें डेटा रखा जाता है। 3. यह आयताकार बॉक्स के रूप में होती है।

....................................XXXXXXX

Presentation :

MS Powerpoint in Hindi Microsoft Office- इसका पुरा नाम Microsoft Powerpoint है यह एक special Package है | जिसके द्वारा हम किसी भी कार्य को presentation के रूप में प्रदर्शित कर सकते हैं या एक presentation software है जिसमें हम presentation  को विभिन्न  slides में तैयार कर सकते हैं | इसमें हम sound एवं Animation effect भी use कर सकते हैं |

use सामान्यतः seminar conference तथा शैक्षणिक संस्थानों पर शिक्षकों तथा प्रबंधकों के द्वारा किया जाता है | इस software का use विभिन्न प्रकार के publication में  भी होता है | यह multimedia  के क्षेत्र में use  किया जाने वाला एक special program है | Presentation के लिए slides handouts तथा speaker notes भी तैयार कर सकते हैं |

Elements of Presentation -हम एक presentation को create करने के लिए निम्न elements का use करते हैं |

1-Slides – Slides Presentation में use किए जाने वाले pages है | slides में Titles,text ,graphics ,drawing,object तथा clip art हो सकते हैं | इसे हम pages तथा transparency पर print कर सकते हैं |

 

2- Handouts- handouts presentation को support करते हैं | presentation से पहले हम अपनी audience को handouts बांट सकते हैं |  इसमें slides  के छोटे-छोटे print  पर या तो दो या तीन या 6 या 9 slide  के print  हो सकते हैं |  प्रत्येक slide पर company  का नाम page number तथा date and time etc print किए जा सकते हैं |

3- Speaker Notes – presentation के समय speaker के द्वारा जो informationदी जाने वाली है उन्हें स्पष्ट करने के लिए slide  के नीचे speaker note  लिखे जाते हैं | speaker presentation को show  करते हुए इन notes की help लेता है |

....................................................XXXXXXXXX

Database :-   MS Access को Office Access या Microsoft Access के नाम से भी जाना जाता है यह एक Database management system (DBMS) है जिसके जरिये हम database को बना व मैनेज कर सकते हैं। इसके जरिये हम Report आदि बना सकते हैं इसकी सबसे अच्छी बात यह है की इसके जरिये database बनाने और मैनेज करने के लिए हमें किसी भी प्रकार की Programming language (जैसे SQL) की जरूरत नहीं होती यह GUI यानी Graphical User Interface पर काम करता है और इसको कोई भी थोड़ी जानकारी के साथ आसानी से इस्तेमाल कर सकता है।

इसमें हम किसी भी तरह की Entry बना सकते हैं रिपोर्ट तैयार कर सकते हैं Data entry, लिस्ट आदि आसानी बना सकते हैं। अगर आप Database के बारे में थोड़ा बहुत जानते हैं तो आप Front-end और Back-end के बारे में भी थोड़ा बहुत जानते होंगे, MS Access का इस्तेमाल Front - end और Back - end दोनों के रूप में किया जाता है Front - end में हम इसके GUI का इस्तेमाल करके इसमें एंट्री बनाते हैं 

• MS Access के इस्तेमाल से हम किसी भी चीज़ का डेटाबेस तैयार कर सकते हैं।
• MS Access का इस्तेमाल Front - end और Back - end दोनो के लिए किया जा सकता है।
• MS Access का इस्तेमाल Schools में collages में Students की जानकारी स्टोर करने के लिए भी किया जा सकता है।
• अगर आप एक.NET प्रोग्रामर है तो आप Database के लिए MS access का इस्तेमाल भी कर सकते हैं।

......,.............................xxxxxxxxxxxxxxxx

Libre Office :

Libre Office माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस की तरह ही एक Office Suite है लेकिन लिब्रे ऑफिस बिल्कुल मुफ्त है यह एक Open Source Software है इसका मतलब इसे लिब्रे ऑफिस को इसकी Official Website "www.LibreOffice.org" से Free download किया जा सकता है 

लिब्रे ऑफिस सभी प्रकार के GUI Based Operating System पर काम करता है जैसे Microsoft Windows, Linux, Apple Mac OS इत्यादि Libre Office में Microsoft Word की तरह Word Processing के लिए Libreoffice Writer दिया गया है इसी तरह Microsoft Excel के स्थान पर Libreoffice calc और Power Point के स्थान पर Libreoffice Impress,  Microsoft access के स्थान पर Libreoffice base इसके अलावा Drawing बनाने के लिए Libreoffice draw साथ ही अगर आपको Mathematical Equation लिखनी है तो इसके लिए इसमें Libreoffice math प्रोग्राम भी शामिल है 

Libre Office suite के Components

1. Libreoffice writer
2. Libreoffice calc
3. Libreoffice impress
4. Libreoffice base
5. Libreoffice draw
6. Libreoffice math

Libreoffice Writer क्या है

MS Office के Ms word के जैसा Libreoffice में "Libreoffice Writer" के नाम से Program होता हैं। Libreoffice Writer एक Word Processor (शब्द संसाधक) है जिसमें किसी भी Document को Edit करने Format और Print करने के लिए प्रोग्राम किया गया है इसमें वह सभी Option मौजूद हैं जो एक Word Processor में होने चाहिए Libreoffice Writer का File Extension ".odt" है

Word processor के अन्‍य उदाहरण ये हैं - 

• Ms Word
• Open Office 
• Google Document

Libreoffice Calc क्या है

MS Office के Ms Excel के जैसा Libreoffice में "Libreoffice Calc" के नाम से प्रोग्राम होता हैं। Libreoffice Calc Spread Sheet Program है, जो Numerical Data को Tabular Format में Open, Create, Edit, Formatting, Calculate और print करने का कार्य करता है जैसा कि आप जानते हैं Microsoft Office में Excel एक Spreadsheet software है उसी तरह से Libreoffice में "Calc" एक Spreadsheet Software है जो सारे काम आप Microsoft excel में कर सकते हैं वह सभी काम आप "Libreoffice Calc" में कर सकते हैं Libreoffice Calc का File Extension ".ods" है

Spreadsheet Software के अन्‍य उदाहरण ये हैं - 

• Microsoft excel
• Google Spreadsheet

Libreoffice Impress क्‍या है 

Microsoft Office में Office Presentation के लिए Slide Show तैयार करने के लिए बनाने के लिए Microsoft Power Point के समान ही Libreoffice में Libreoffice Impress प्रोग्राम को जोड़ा गया है Libreoffice Impress के माध्यम से सूचनाओं को Graphics और Multimedia के माध्यम से प्रस्तुत किया जाता है जिससे उन्हें बड़ी आसानी से समझा जा सकता है Libreoffice Impress का File Extension ".odp" है 

Slide Show Software के अन्‍य उदाहरण ये हैं - 

• Microsoft Power point
• Google Slide

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस और लिब्रे ऑफिस में अंतर

1. लिब्रे ऑफिस एक फ्री और ओपन सोर्स सॉफ्टवेयर है
2. माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस आप को खरीदना पड़ता है इसके लिए आपको मासिक या वार्षिक शुल्क देना पड़ता है
3. लिब्रे ऑफिस सभी प्रकार के ऑपरेटिंग सिस्टम्स में काम करता है
4. माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सिर्फ विंडोज और एप्पल OS ऑपरेटिंग सिस्टम में ही काम करता है
5. दोनों सॉफ्टवेयर को प्रयोग करना लगभग एक समान ही है
6. माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सुइट को डाउनलोड किया जाता है तो उसकी एप्लीकेशन के लिए अलग-अलग लिंक दिए गए हैं
7. लिब्रे ऑफिस का एक डैशबोर्ड दिया गया है जहां से आप सभी एप्लीकेशन को साथ देख सकते हैं और रन करा सकते हैं
8. माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस की तुलना में लिब्रे ऑफिस का जल्दी-जल्दी अपडेट किया जाता है जिससे सॉफ्टवेयर में नये नये फीचर हर दो-तीन महीने के अंदर जुड़ते रहते हैं
9. माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस महंगा होने की वजह से बहुत कम लोग खरीदते हैं और माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के पायरेटेड वर्जन आपके कंप्यूटर को नुकसान पहुंचा सकते हैं
10. लिब्रे ऑफिस क्योंकि समय-समय पर अपडेट होता है और उसकी पायरेसी नहीं होती है क्योंकि वह फ्री है और एक ओपन सोर्स सॉफ्टवेयर है इस वजह से यह आपके कंप्यूटर को नुकसान नहीं पहुंचाता है और हर किसी की पहुंच में आसानी से आ जाता है
11. लिब्रे ऑफिस का एप्‍लीकेशन साइज भी बहुत छोटा है जिसे आप आसानी से डाउनलोड कर सकते हैं
12. लिब्रे ऑफिस आपके कंप्यूटर की रैम और प्रोसेसर कम होने पर भी यह बहुत अच्छे से काम करता है

....................................XXXXXXXXXXXX

Open Office

Open office एक Application software है जिस पर office के सभी काम बड़ी आसानी से किये जा सकते है | यह एक office suite automation package है | यह एक Free office suite है यह बिल्कुल M.S office के जैसे ही काम करता है | इसमें काम करना बहुत ही आसान है | इसका इस्तेमाल Window, linux, iso etc. सभी operating system में किया जा सकता है साथ ही यह linux के ज्यादातर सभी version के साथ आता है| यह suite कई सारे Software का समूह है और इन Software को इस तरह बनाया गया है कि यह Software एक दूसरे के साथ मिलकर काम करने कि क्षमता रखते है जो कि किसी भी office suite में होना आवश्यक है | इसका सबसे पहला Version 30 april 2002 में Release हुआ था open office के ज्यादातर software या operation बिल्कुल micro soft office के जैसे ही काम करते है|

for example:- Microsoft office का word और open office का writer

Feature of open office:-

1. यह एक free office suite है |
2. इसको use करना बहुत ही आसान है |
3. यह बिल्कुल Microsoft office के जैसा ही काम करता है |
4. इसका सभी operating system में प्रयोग किया जा सकता है |
5. इसमें English & Hindi सहित 110 से भी ज्यादा भाषाओ में Document को तैयार किया जा सकता है |
6. इसमें Document, presentation, spreadsheet etc. के सभी अलग – अलग Package है |

open office के package:-

Writer:-

Open office का writer बिल्कुल micro soft office के word कि तरह काम करता है |इसमें हम किसी भी प्रकार का Document तैयार कर सकते है|

Calc:-

open office का Calc m.s office के excel के जैसे work करता है |

Impress:-

यह एक presentation Software है | जिसमे effective multimedia presentation तैयार करने कि सुबिधा होती है | इसमें तैयार presentation में 2D and 3D Clip-art, special effect और Drawing tool etc. कि सुविधा होती है |

Draw :-

यह एक Drawing और graphic तैयार करने के लिए  program है इसमें ऐसे tool होते है जिनकी सहायता से आप Graphics या drawing तैयार कर सकते है| इसमें बड़ी से बड़ी Graphics and drawing को तैयार किया जा सकता है |

इसलिए इस टूल को poster बनाने के लिए भी use किया जाता है |

Base:-

यह पूर्ण रूप से एकdesktop Data base management system है जिसे हर क्षेत्र का user इस्तेमाल कर सकता है इसमें आप एक खुद के व्यापार से लेकर एक कंपनी तक का database तैयार कर सकते है

................................XXXXXXXXXXX

WPS :- 

WPS Office एक मोबाइल एप्लीकेशन है, जिसकी मदद से कंप्यूटर में MS Office के माध्यम से बनाये जाने वाले डाक्यूमेंट्स (MS Word, Excel, PPT) को हम अपने मोबाइल में आसानी से तैयार कर सकते है। यदि आप बिना कंप्यूटर का उपयोग किये कोई डॉक्यूमेंट, स्प्रेडशीट या प्रेजेंटेशन बनाना चाहते है या किसी फाइल को PDF में कन्वर्ट चाहते है तो यह आपके लिए काम का एप्लीकेशन है

डब्ल्यूपीएस ऑफिस का पूरा नाम या WPS Office Ka Full Form “Writer, Presentation and Spreadsheets” होता है, 

यदि आप अपने स्मार्टफोन में प्रेजेंटेशन, स्प्रेडशीट्स और डाक्यूमेंट्स आदि बनना चाहते है या किसी डॉक्यूमेंट को PDF फॉर्मेट में बदलना चाहते है तो इसके लिए आपको WPS Office App को अपने Android के Play Store से और Apple के ऐप से स्टोर से डाउनलोड करना होगा।

WPS Tools पर क्लिक करते ही आपके सामने डॉक्यूमेंट Edit करने के लिए कई सारे Tool दिखाई देंगे जैसे- Home Menu, File Menu, Insert Menu, View Menu, Review Menu, Pen Menu आदि।

1. Home :-होम मेनू आपको डॉक्यूमेंट टेक्स्ट को एडिट करने के कई सारे विकल्प है जैसे- Size, Color, Bold, Italic, Underscore, Headings, Bullets आदि प्रदान करता है। इन ऑप्शन्स का उपयोग करके आप अपने डॉक्यूमेंट में टेक्स्ट को Attractive बना सकते है।

2. File Menu

फाइल मेनु का उपयोग यूजर्स द्वारा बनाये गए डॉक्यूमेंट, स्प्रेडशीट या प्रेजेंटेशन इत्यादि को सेव करने, PDF फॉर्मेट में कन्वर्ट करने, डाक्यूमेंट्स को मर्ज करने एवं फाइल का प्रिंट निकालने आदि कार्य के लिए किया जाता है चलिए एक-एक करके सभी ऑप्शन्स के उपयोग के बारे में समझते है।

3. Insert Menu

इन्सर्ट मेनू का उपयोग डॉक्यूमेंट या फाइल के पेज में Picture, Text Box, Shape, Table, Blank Page, Page Number, Date & Time, Hyperlink इत्यादि को Add करने के लिए किया जाता है।

4. View Menu

व्यू मेनू का उपयोग पेज के बैकग्राउंड को बदलने, डॉक्यूमेंट का Wordcount कितना है आदि के लिए किया जाता है। इसके अलावा डॉक्यूमेंट में किसी विशेष वाक्य को ढूंढने के लिए आप Find & Replace ऑप्शन का उपयोग कर सकते है।